Zorgdoc.PRO Logistiek



Medicatielogistiek van ziekenhuis naar huis

Zorgdoc.PRO Logistiek ondersteunt, controleert en bewaakt de logistiek van add-on geneesmiddelen en hulpmiddelen van ziekenhuis naar thuissituatie van patiënten. Medewerkers worden geholpen bij het plannen van afspraken voor levering van medicatie, het maken van werkopdrachten binnen de apotheek, het aansturen van de koeriersdienst en het monitoren van de terhandstelling. Communicatie met andere systemen verloopt indien mogelijk real time, bijvoorbeeld met lockersystemen, track&trace- en koerierssystemen.
Zorgdoc.PRO Logistiek is transparant. Het kan getoetst worden door auditors (AO/IC) en door de logging zijn alle acties te traceren.

Het proces

Het begint met het verzamelen van informatie. Er wordt met de patiënt, direct dan wel remote, een profiel gemaakt met basisgegevens zoals het vastleggen wijze van contact - telefoon, e-mail, direct - de looptijd behandeling en/of recepten.

De volgende stap bestaat uit het plannen van de gewenste afhandeling van de zorgverlening. De afhandeling wordt daarbij gestuurd door een zorgplan waarin de stappen zijn vastgelegd in een workflow. Het zorgplan vormt de basis voor de activiteiten. Bijvoorbeeld, de levering TNFa middelen, inclusief verpleegkundige ondersteuning.
Per contactmoment worden de gewenste activiteiten ingepland en gericht gecommuniceerd aan medewerkers bij de uitvoering van de activiteit, zoals:

  • het opvragen van het actueel medicatieoverzicht
  • de hoeveelheid afgeleverde TNFa afhankelijk van bezoek aan de polikliniek
  • levering TNFa middel op datum in een tijdslot
  • levering met naaldencontainer
  • retour volle naaldencontainer
  • verpleegkundige inplannen op op datum en tijd

Het resultaat van het plannen van zorgactiviteiten is dat de werkopdrachten worden verstuurd voor uitvoering. Dat zijn bijvoorbeeld:

  • aanschrijfopdrachten
  • pick&pack opdrachten
  • label print opdrachten
  • planning van bezorging
  • de afhaalbalie opdracht
  • een verpleegkundige prikopdracht thuis

Elke opdracht wordt in de uitvoering gevolgd en moet bij afronding handmatig of met een scanner afgemeld worden.

Tenslotte volgt de nazorg met het opvragen van feedback over uitvoering geplande activiteiten of behandelresultaten bij de patiënt die wordt vastgelegd en leidt tot aanpassingen van de flow.

De patiënt

Ook bij Zorgdoc.PRO Logistiek kunnen patiënten actief worden betrokken. Daarvoor gebruikt de patiënt het eigen Zorgdoc PGO, of wordt dat aangemaakt via een eenmalig intakeproces. Daarna kan met de door de patiënt gegeven autorisaties informatie uitgewisseld worden tussen instelling en patiënt. Zo kunnen patiënten betrokken worden bij het inplannen van hun eigen leveringen. Het Zorgdoc PGO geeft de mogelijkheid om de eigen medicatiegegevens te beheren. Het geeft ook aansluiting andere Zorgdoc.PRO oplossingen die in de instelling en daarbuiten beschikbaar zijn.

De implementatie

De processen worden ingericht naar wens van de klant met de mogelijkheid tot het ondersteunen en begeleiden van meerdere afhandelingsstromen. Dat kan apart per middel of patiëntengroep, maar ook binnen een patiëntengroep kunnen meerdere stromen onderscheiden worden. Per patiëntengroep kunnen ook separate stappen in de behandeling geprogrammeerd worden. Ook bestaat de mogelijkheid om per middel specifieke processtappen te maken.

Medewerkers werken al naar gelang hun autorisatie met persoonlijke schermen, zodat er geen overbodige informatie aangeboden wordt. Werkplekken kunnen binnen en buiten de organisatie gecreëerd worden, binnen en buiten de afdeling, en voor thuisbegeleiding ook op mobiele apparatuur zoals tablets of laptops.

Zorgdoc.PRO Logistiek kan ook verpleegkundige ondersteuning aansturen, inclusief terugrapportage door verpleegkundigen, thuis of in de instelling.

Logistieke afhandeling verloopt op basis van de wensen van de instelling. Er zijn geen beperkingen aan het aantal logistieke stromen die kunnen variëren van meerdere distributeurs tot lockersystemen of specifieke balies.
De mate waarin Zorgdoc.PRO Logistiek retourinformatie kan tonen hangt af van de mogelijkheden van systemen die bij dienstverleners in gebruik zijn.

Het resultaat

Zorgdoc.PRO Logistiek levert workflow ondersteuning ten behoeve van het logistieke proces van medicatieverstrekking vanuit ziekenhuis naar de thuissituatie. Informatie gaat niet meer verloren en de patiënt is verzekerd van de afgesproken levering van medicatie thuis. Daarmee wordt het volgende bereikt:

  • Betrokkenheid van de patiënt wordt vergroot door betere informatie
  • Reductie spillage van medicijnen door effectiever plannen
  • Real time controle over uitvoering geplande activiteiten
  • Ondersteuning arbeidsdifferentiatie en geografisch verschillende werkplekken voor de uitvoering, binnen de instelling en daarbuiten
  • Levering van juiste informatie voor declaratiesystemen en rapportagesystemen
  • Zorgdoc biedt schaalbaar gebruik
  • Het is één programma met eenvoudig in te schakelen functionaliteit tegen een vast abonnementstarie